UniKat ist das zentrale Bestell- und Beschaffungssystem der Freien Universität Berlin. Über die in das SAP-Onlineportal elSA integrierte Plattform werden sämtliche Beschaffungsvorgänge abgewickelt, von der Auswahl von Artikeln aus dem internen Bestellkatalog bis hin zur Freitextbestellungen. Das System arbeitet auf Grundlage eines 4-Augen-Prinzips, wodurch Bestellungen geprüft und freigegeben werden müssen.
Die Schulung vermittelt grundlegende Kenntnisse über den Bestellprozess in UniKat. Sie richtet sich an Beschäftigte, die mit Bestellungen im UniKat-Shop betraut sind oder im Rahmen des Genehmigungsprozesses mitwirken.
Zielgruppe
Beschäftigte der Freien Universität Berlin, die im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben Bestellungen über das UniKat-System durchführen oder genehmigen sollen.
VoraussetzungFU-Beschäftigung
Für die Teilnahme werden folgende Kenntnisse vorausgesetzt:
- Grundkenntnisse des Haushaltswesens der Freien Universität Berlin
- Vertrautheit mit der Navigation und Nutzung des SAP-Portals elSA
- Vorwissen zu folgenden Themen wird erwartet, da sie nicht Bestandteil der Schulung sind:
- Vergaberecht: Die Schulung behandelt nicht, nach welchen Regelungen Beschaffungen erfolgen müssen oder welche Vergabeverfahren anzuwenden sind.
- Kontierungsmerkmale: Begriffe wie Fonds, Kostenstellen oder PSP-Elemente werden vorausgesetzt.
Es wird vorausgesetzt, dass Teilnehmende bereits entsprechende Schulungen besucht haben oder für diese vorgesehen sind.
Die Teilnehmenden kennen die grundlegenden Funktionalitäten von UniKat und sind in der Lage mit dem Einkaufssystem zu arbeiten. Sie können Produkte im Einkaufsystem suchen, finden und bestellen sowie Wareneingänge anlegen.
Inhalte
- grundlegende Navigation in UniKat
- der Bestellprozess im Detail
- Suchen von Artikeln im UniKat-Katalog
- Zusammenstellen von Einkaufswagen
- Bestellungen auslösen
- das 4-Augen-Prinzip bei der Bestellgenehmigung
- Wiederverwendung von Einkaufswagen
- Besonderheiten bei der IT-Beschaffungen
- Erfassung von Wareneingängen
- Freitextbestellungen für Artikel, die nicht im UniKat-Sortiment zu finden sind
Vortrag, Demonstrationen
Hinweise
Für Teams oder Abteilungen besteht die Möglichkeit, über die Zentrale Einkaufseinheit (Referat II C) einen auf die Praxis abgestimmten Workshop zu buchen. Dabei können konkrete Fragen und Fälle aus dem jeweiligen Arbeitskontext bearbeitet werden.
