Ob Teilnahmelisten aus E-Mails extrahieren oder hunderte Datensätze überprüfen – viele Aufgaben im Hochschulalltag sind wiederkehrend, zeitintensiv und fehleranfällig, wenn sie manuell erledigt werden. Dieser praxisorientierte Workshop zeigt, wie Sie mit Python typische Verwaltungsprozesse automatisieren können – einfach, verständlich und direkt anwendungsbezogen.
Sie lernen grundlegende Programmiertechniken anhand realistischer Fälle aus Verwaltung und Bibliothek, etwa die Verarbeitung von Excel- und CSV-Dateien, die automatische Umbenennung großer Datenmengen oder den Abruf externer Datenquellen über Schnittstellen (APIs).
Zum Einsatz kommen folgende Tools:
- Python, eine leicht erlernbare Programmiersprache, die besonders im Datenmanagement weit verbreitet ist. In der Academic Cloud läuft Python in einer gesicherten Umgebung – alle Daten und Skripte bleiben innerhalb der Hochschulinfrastruktur.
- Pandas, eine leistungsstarke Python-Bibliothek zur Datenverarbeitung, die Excel-ähnliche Funktionen programmatisch verfügbar macht, und bereits in der Academic Cloud vorinstalliert und einsatzbereit ist.
- Visual Studio Code (VS Code), eine moderne, benutzerfreundliche Entwicklungsumgebung mit Syntax-Highlighting und Code-Vervollständigung. Über die Academic Cloud ist VS Code browserbasiert nutzbar und keine lokale Installation erforderlich.
- KI-Assistenz über die Academic Cloud API, die Code-Vervollständigung und Erklärungen direkt in der Entwicklungsumgebung ermöglicht. Alle Anfragen laufen datenschutzkonform über die hochschuleigene API - sensible Daten verlassen nicht die gesicherte Umgebung.
ZielgruppeBeschäftigte aus wissenschaftsunterstützenden Bereichen, Verwaltung, Bibliothek, IT, Wissenschaftsmanagement und Forschung, die regelmäßig mit strukturierten Daten arbeiten und Prozesse effizienter gestalten möchten.
Voraussetzungen
- Stabile Internetverbindung auf dem Computer
- Keine Programmiererfahrung erforderlich – der Einstieg erfolgt schrittweise und praxisorientiert
- Grundlagen im Umgang mit Excel/CSV-Daten
- Entweder: Zugang zu Academic Cloud und Academic Cloud API
- Oder: Kostenloser GitHub-Account (für Codespaces und VS-Code) UND kostenloser Google-Account (für Gemini API)
Ziele
Nach dem Workshop sind die Teilnehmenden in der Lage,
- grundlegende Programmierkonzepte in Python praxisnah anzuwenden,
- strukturierte Daten aus Excel, CSV und E-Mails automatisiert zu verarbeiten,
- Web-APIs für Datenabfragen in Verwaltungs- und Bibliothekskontexten zu nutzen,
- wiederkehrende Aufgaben eigenständig zu automatisieren,
- Python-Skripte strukturiert und reproduzierbar im Arbeitsalltag einzusetzen,
- die Möglichkeiten KI-gestützter Unterstützung (z. B. ChatGPT, GitHub Copilot) verantwortungsvoll zu nutzen.
Inhalte
Tag 1 – Python-Grundlagen praxisnah
- Variablen und Datentypen am Beispiel von Personaldaten
- Arbeiten mit Listen (z. B. für Teilnehmendenverwaltung) und Dictionaries (z. B. strukturierte Einträge)
- Schleifen verstehen: 100 Dateien automatisch umbenennen
- Lesen und Schreiben von Dateien: CSV, Excel (mit pandas), Textdateien
Tag 2 – Automatisierung konkret
- E-Mail-Verarbeitung: Automatisches Extrahieren von CC-Feldern und anderen strukturierten Daten aus E-Mails mit Python's eingebauten Bibliotheken. Zwei Ansätze werden demonstriert: die sichere Verarbeitung exportierter E-Mail-Dateien sowie der direkte Mailserver-Zugriff (mit Best Practices zur sicheren Passwort-Verwaltung).
- Web-APIs nutzen: z. B. ISBN-Anfragen an die OpenLibrary API
- Excel-Berichte automatisiert erstellen und formatieren
- Fehlerbehandlung in der Praxis: Umgang mit unvollständigen Daten
- Einsatz von KI-Assistenztools: Code generieren lassen und verstehen
- Mini-Projekt: Eigene Automatisierung einer wiederkehrenden Aufgabe
Live-Demonstrationen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Übungen mit Beispielmaterial, individuelles Mini-Projekt, moderierter Austausch
Hinweise
Der Workshop findet in der Academic Cloud statt. Alle Tools sind vorinstalliert. Teilnehmende können eigene einfache Automatisierungsaufgaben zur Bearbeitung einbringen.
