In Hochschulverwaltung und Bibliotheken entstehen täglich unterschiedlichste Aufgaben – von Datenanalysen über Layout-Gestaltung bis hin zur Prozessdokumentation. Häufig kommen dabei ungeeignete Tools zum Einsatz: komplexe Auswertungen in Excel, Layouts in PowerPoint oder Prozessabläufe in Word führen zu Frust, Fehlern und vermeidbarem Zeitaufwand. Typische Fehlgriffe: Broschüren-Layout in Word (Bilder springen), Massendaten in Excel statt Datenbank (ab 35.000 Zeilen wird's kritisch), Prozessdiagramme in PowerPoint (keine Standards, schwer änderbar).
Diese Kurzveranstaltung bietet eine vergleichende Übersicht über zentrale digitale Werkzeuge, die in der Fortbildungsreihe vorgestellt werden. Anhand typischer Szenarien aus Verwaltung und Bibliothek wird gezeigt, welches Tool wofür geeignet ist – und wofür nicht. Ziel ist es, realistische und praxistaugliche Empfehlungen für den Einsatz gängiger Anwendungen zu vermitteln, von Excel bis Python, von Word bis Affinity Publisher.
Zielgruppe
Beschäftigte aus Hochschulverwaltung, Bibliothek, IT oder Qualitätsmanagement, die sich einen orientierenden Überblick über den digitalen Werkzeugkasten für ihre täglichen Aufgaben verschaffen möchten.
Voraussetzungen
Keine Vorkenntnisse erforderlich.
ZieleNach der Veranstaltung können die Teilnehmenden
- die Stärken und Schwächen zentraler digitaler Werkzeuge (von Excel bis Python) für typische Aufgaben im Hochschulkontext einordnen,
- die Grenzen von Office-Standardanwendungen erkennen und Argumente für den Einsatz spezialisierter Alternativen formulieren,
- für konkrete Problemstellungen (z.B. Datenanalyse, Layout, Prozessdokumentation) eine fundierte Tool-Auswahl treffen,
- entscheiden, welche vertiefenden Kurse aus dem Fortbildungsprogramm für ihre spezifischen Anforderungen relevant sind.
InhalteTool-Vergleich anhand typischer Aufgaben:
Tabellenkalkulation- Excel (schneller Einstieg, bis ca. 100.000 Zeilen)
- Python/pandas (robust bei großen Datenmengen, >1 Mio. Zeilen)
- R (ideal für statistische Analysen und Modellierung)
Visualisierung- Excel-Diagramme (schnell, aber statisch)
- Power BI (interaktiv, dashboardfähig, filterbar)
- Orange (visuell explorativ, ideal für KI-Prozess-Visualisierung)
Datenbereinigung und Automatisierung- Python (skriptgesteuerte Automatisierung, API-Anbindung)
Layout und Gestaltung- Affinity Suite (präzises Layout, CMYK, Barrierefreiheit)
- Office-Tools (niedrigschwellig, aber begrenzt in Gestaltung und Ausgabequalität)
Prozessdokumentation und Visualisierung - diagrams.net (Flowcharts, Swimlanes, BPMN – webbasiert und frei nutzbar)
Versionierung und Zusammenarbeit- Git/GitLab (nachvollziehbar, teamtauglich, rollback-fähig)
- Dateinamen mit _final_v17 (klassisch, aber fehleranfällig)
Einsatzgrenzen: Wo Office-Lösungen (Excel, Word, PowerPoint) an ihre funktionalen oder datentechnischen Grenzen stoßen – etwa bei Automatisierung, sehr großen Datenmengen oder der Zusammenarbeit in Echtzeit.
Sweet Spots und No-Gos: Welches Tool ist für welche Aufgabe besonders gut geeignet – und wo sollte man es besser nicht einsetzen?
Methoden
Kurzvortrag, Fallbeispiele, Diskussion
Hinweise
- Der Vortrag gibt eine herstellerneutrale Orientierung. Alle vorgestellten Tools sind entweder kostenfrei oder über FU-Lizenzen verfügbar.
- Handout: Teilnehmende erhalten eine Entscheidungsmatrix "Tool vs. Aufgabe" als PDF.
