Vertragsunterlagen auf Aktualität prüfen, Neuerwerbungslisten konsolidieren oder Nutzeranfragen intelligent weiterleiten – die Academic Cloud API eröffnet neue Möglichkeiten für effiziente Arbeit in Verwaltung und Bibliothek. Dieser Aufbauworkshop zeigt, wie Sie Python mit KI-Funktionen kombinieren, um zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.
Im Fokus stehen typische Herausforderungen: Automatische Kategorisierung von Erwerbungsvorschlägen, intelligente Verschlagwortung nach Inhalt, Abgleich von Lizenzverträgen mit aktuellen Rechtstexten sowie die Optimierung von Geschäftsgang-Beschreibungen. Alle KI-Funktionen laufen datenschutzkonform über die hochschuleigene API.
Zielgruppe
Beschäftigte aus wissenschaftsunterstützenden Bereichen, Verwaltung, Bibliothek, IT, Wissenschaftsmanagement und Forschung, die bereits Python-Grundkenntnisse besitzen und diese um KI-gestützte Automatisierung erweitern möchten.
Voraussetzungen- Basiskenntnisse in Python (Variablen, Schleifen, Dateien einlesen), etwa aus unserem Basisworkshop: Python für Verwaltungsaufgaben – Daten effizient bearbeiten und Prozesse automatisieren oder vergleichbare Vorkenntnisse
- Primärsystem (eine der beiden Optionen ist Pflicht):
- Academic Cloud (CoCalc inkl. VS Code, Chat AI, API-Zugang) ODER
- Python und Visual Studio Code (lokal installiert) für maximalen Datenschutz
- Backup-System (Pflicht - nur für Übungsdaten): GitHub-Account (Codespaces) + Google-Account (Gemini, Gemini API), Hinweis: ausschließlich für technische Ausweichszenarien, keine sensiblen Daten
- optional:
- Claude.ai oder ChatGPT Account
- Python und Visual Studio Code (lokal installiert) für maximalen Datenschutz
- Hugging Face Account (KI API-Zugang)
Ziele
Nach dem Workshop sind die Teilnehmenden in der Lage,
- die Academic Cloud API für Bibliotheks- und Verwaltungsaufgaben einzusetzen,
- Nutzeranfragen und Erwerbungsvorschläge automatisch zu kategorisieren,
- Lizenzverträge und Geschäftsbedingungen auf Aktualität zu prüfen,
- Katalogdaten durch inhaltsbasierte Analyse anzureichern,
- Geschäftsprozesse systematisch auf Verbesserungspotenziale zu untersuchen,
- eigene KI-gestützte Workflows für wiederkehrende Aufgaben zu entwickeln.
Inhalte
Tag 1 – API-Grundlagen und intelligente Dokumentenverarbeitung
- Academic Cloud API bzw. alternative API einrichten und sicher nutzen
- E-Mail-Klassifikation: Nutzungsanfragen nach Themen sortieren (Fernleihe, Schulungen, Erwerbung)
- Lizenzmanagement: Verträge mit Online-Rechtstexten abgleichen, Laufzeiten überwachen
- Katalogdaten anreichern: Verschlagwortung basierend auf Inhaltsverzeichnissen
- Mehrsprachige Medien: Automatische Spracherkennung für korrekte Katalogisierung
- Erwerbungsvorschläge: Dubletten erkennen durch intelligenten Titelabgleich
Tag 2 – Prozessoptimierung und fortgeschrittene Anwendungen- Verlagsmitteilungen konsolidieren: Preisänderungen und Lieferbedingungen extrahieren
- Geschäftsgänge analysieren: Medienbearbeitung optimieren, Engpässe identifizieren
- Bestandsmanagement: Ausleihstatistiken mit Erwerbungsdaten verknüpfen
- Veranstaltungsorganisation: Schulungsunterlagen automatisch zusammenstellen
- Nutzer*innenkorrespondenz: Mahnungen und Benachrichtigungen personalisiert erstellen
- Praxisprojekt: Eigenen Bibliotheks- oder Verwaltungsworkflow entwickeln
Live-Demonstrationen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Übungen mit Beispielmaterial, individuelles Mini-Projekt, moderierter Austausch
Hinweise
Der Workshop findet primär in der Academic Cloud statt. Alle Tools sind vorinstalliert. Teilnehmende können eigene Automatisierungsaufgaben einbringen. Rechtsdatenbanken werden nur soweit genutzt, wie sie öffentlich zugänglich sind (z.B. dejure.org, gesetze-im-internet.de).
